Ақпарат алмасу – мекеменің қайсыбіреуі үшін өте маңызды жұмыс болып табылады. Ақпарат алмасу – әр мекемеде күнделікті жасалатын жүмыс.Алайда күннен күнге өсіп келе жатқан құжаттардың алыс-берісі бақылауды қиынға соғады. Мүның барлығы келесі проблемаларды тудырады:
Адам факторына байланысты, күрделі, қатеықтималы жоғары болатын құжаттардың алыс-берісі.
Құжаттар жүйелі түрде сақталмағандықтан ізделінетін құжат немесе мәліметтерді табу қиынға соғады, кейбір кезде тіпті болып-болмағаны белгісіз болады.
Мұрағаттарды сақтауға арналған бөлмелердің уақытысымен кеңейуі күннен күнге жаңа орын талап етуі.
Адамға немесе айналадағы ортаға байланысты қауіпсіздік және сақтау проблемалары.
Тексеру және сенімділік проблемалары
Қағаздың өзіндік құны, еңбек және уақыт шығындары.
ЭЛЕКТРОНДЫҚҚҰЖАТ БАСҚАРУ ЖҮЙЕСІНІҢ ( ЭБЖ) АРТЫҚШЫЛЫҚТАРЫ:
- Сынып және шежіре құрылымы арқылы жинақы, құыпты жіне тез мұрағаттау мүмкіндігі
- Құжаттар бір үлгіге сай етіліп аталады,оларға қол жеткізу оңай болады
- Клиенттердің өкілеттіліктері белгіленіп сыныптастырылады
- Клиент сыныптарына өкілеттілік беру арқылы құжат пен мәліметтерге қол жеткізу қауіпсіздігі орнатылады
- Жұмыс барыстарын белгілеу арқылы мақұлдау, ақпарат, іс және бақылау мақсаты бар құжаттардың алыс-берісі орнатылады
- Тексерудің «мақұлдау күні» немесе «жою күні» терминдері арқылы бақылау мен сенімділік орнатылады
- Құжаттар сандық форматта байқауға алынғаннан кейін олардың таратылуымен бақылауы жасалады
- Құжаттар топтық түрде программаға құйылып, программадан құйылып алынады
- XVL мен DWF форматында жасалған мұрағаттау арқылы 3D мен BOM форматтарында бейнелеу, өлшеу және анимация жаслады.
Құжаттардың сақталуы – алынған және берілген құжаттармен ішкі хат алмасу
- Электрондық поштамен үйлесімдік
- Факспен үйлесімдік
- MS Office-пен үйлесімдік
- Сканерлеу
- Дамыған жолдама басқарылуы
- Жұмыс барысына қолдау
- Құжаттың жобасын дайындау мен электрондық құжат жасау
- Электрондық қолды қою қызметі
- Құжаттарды PDF форматына ауыстыру мүмкіндігі
- Редациялау мүмкіндігі
Сапа басқару жүйесі мен құжат басқару
- Мекемедегі Сапа басқаруда қолданылатын құжаттар жүйеге үйлесімді болып табылады
- Версияларды тексеру, тексеру мен мақұлдау және тарату жопспарлары жасалынады
- Формалар электрондық форматқа ақтарылады ды процесстер белгіленеді
- Есептесу құралдары арқылы статистикалық есептемелер дайындалып таратылады
Кунделік модулі
- Кез келген амалдың бақылауы
- Шақырулардың жіберілуі
- Мнемоникалық таңдау
- Дерекнаманы брондау
- Жетекшілердің өз қызметкерлерінің жұмысын тексеруі және бақылауы.
